Compras y almacenes
Lo que se compra, lo que hay guardado y lo que se gasta, con la factura del proveedor yendo sola a cuentas por pagar.
Qué resuelve
El papel de baño se acaba un sábado. La existencia está en la cabeza del ama de llaves, la orden de compra en un WhatsApp con el proveedor y la factura en un sobre encima del escritorio. Las tres cosas son la misma compra y ninguna se habla con las otras.
Se nota en cosas así
- Se descubre que falta algo cuando ya hace falta.
- La factura del proveedor aparece en el escritorio y no en las cuentas por pagar.
- Llega media orden y nadie sabe qué quedó pendiente de recibir.
Cómo funciona
Almacenes y mínimos
Almacenes por propiedad y un catálogo de artículos con su mínimo. La lista de lo que está bajo mínimo es la que se mira antes de pedir, no después de quedarse sin.
La orden de compra tiene estados porque la realidad los tiene
Borrador, enviada, parcial, recibida, cancelada, cada una con su folio. «Parcial» existe porque el proveedor manda la mitad y la otra mitad la semana que viene, y esa es la que se olvida.
Recibir sube existencias y registra la factura
Una recepción, aunque sea parcial, sube la existencia y registra la factura del proveedor en cuentas por pagar. Dejar de teclear la misma factura dos veces es la mitad del valor de tener esto conectado.
La existencia no se edita: se explica
El número sale de movimientos que solo se agregan —recepciones, consumos, traspasos entre almacenes, conteo físico—, nunca de escribir a mano una cifra nueva. Por eso siempre se puede decir por qué hay 14 y no 20, y por eso nunca queda en negativo.
Dónde está en el panel
- Reservas y estancia
- Reservas
- Compras y almacenes
Qué necesita antes
Los proveedores dados de alta en cuentas por pagar: la orden de compra se le hace a uno de ellos y su factura vuelve ahí.
Cuentas por pagar y caja chica
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