Importar desde otro sistema
Subir el archivo de reservas del sistema anterior tal como lo exporta, ver fila por fila qué entra y qué no, y recién entonces importar.
Qué resuelve
Un hotel con doscientas reservas futuras no se cambia de sistema si tiene que teclearlas. Y no se atreve a intentarlo si la primera prueba escribe algo que después no se puede deshacer.
Se nota en cosas así
- Cambiar de sistema significa capturar a mano todo lo que ya estaba vendido.
- El archivo se sube, algo sale mal a la mitad y quedan cien reservas a medio importar.
- Se vuelve a subir el mismo archivo por las dudas y se duplican las reservas y los pagos.
Cómo funciona
Primero revisa, sin escribir nada
Cada fila dice si está lista, si ya se importó antes o qué campo está mal y por qué: una fecha que no se entiende, una salida antes de la llegada, una estancia que ya terminó, lo pagado por encima del total, un tipo de habitación o una tarifa que no existen. Recién con esa lista delante se decide importar.
Entiende el archivo de tu sistema
Perfiles de Cloudbeds, Mews, Oracle Opera y Little Hotelier con sus encabezados en inglés, más los nombres con que otros sistemas llaman a las columnas (folio, check-in, importe, anticipo). Si no dices de cuál viene, lo reconoce por las columnas del propio archivo.
Las fechas no se adivinan
2027-03-14, 14/03/2027, 14-Mar-2027 o el número de serie del Excel; mes/día solo en los sistemas que de verdad lo usan. Los importes con $ y con comas. Un archivo mal leído no falla: importa la reserva equivocada, y eso no se descubre hasta que llega el huésped.
El estado del sistema anterior manda
Canceladas, no presentadas y ya salidas se omiten con su motivo escrito — no son un error del archivo, son historia que no hace falta traer. Las que están hospedadas entran confirmadas, con el aviso de darles entrada en Recepción.
Entran por la puerta de siempre
Por el mismo camino que una reserva de agencia: no se recotizan —el huésped ya tiene su precio—, bajan el cupo de los canales y avisan del sobrecupo sin bloquear la importación. Lo que el huésped ya había pagado se registra como cobro hecho fuera, sin comisión. Y si la fuente del archivo casa con un canal del hotel, la reserva queda ligada a él.
Subirlo dos veces no duplica
Las que ya se importaron de ese sistema se omiten. Es lo que permite subir el archivo, mirar el resultado, corregir tres filas en el Excel y volver a subirlo entero sin miedo.
Dónde está en el panel
- Reservas y estancia
- Reservas
- Reservas
El botón «Importar» está en el listado de Reservas. El de habitaciones está aparte, en Habitaciones y tarifas → Habitaciones → Inventario físico.
Qué necesita antes
Los tipos de habitación y las tarifas dados de alta: la revisión marca como error la fila que nombra un tipo o una tarifa que no existe.
Tipos de habitación
Qué no hace todavía
Los límites, dichos por nosotros
- Hasta 1,000 filas por archivo, y solo lo pueden hacer la administración y la gerencia. Un archivo más grande se parte en dos.
- Lo ya pagado se registra como transferencia con la referencia «Importación» y el código de la reserva, porque el sistema anterior no dice con qué se pagó.
- Lo que se trae son las reservas futuras y las habitaciones, no el histórico completo: no hay migración de estancias pasadas ni de sus facturas.
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